خطط تدريبية للارتقاء بالمهارات وزيادة المعرفة العمل على تطوير الأنظمة الإدارية وصولاً للمعايير الدولية

تتخذ إدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية بوزارة الداخلية كافة الاجراءات التي من شأنها تطوير العمل سواء كان اداريا ام ماليا، ما يقلل من وقت الانجاز والجهد المبذول، اذ تقوم بأعمال المسح الميداني للجودة ومراقبة الأداء والعمل على تقييمه، بما يحقق أعلى مستويات الكفاءة المهنية. وقد أنيط بها الرقابة على جودة الأداء المؤسسي، والمساهمة في عملية رفع الكفاءة وزيادة الانتاجية، صفحة «أمن» التقت بالمقدم احمد جاسم الهتيمي مدير إدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية، للحديث حول المهام التي تضطلع بها الادارة ودورها في رفع مستوى الأداء والارتقاء بالعمل وتطوير آلياته. ] ما هي المهام المنوطة بإدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية؟ تضم إدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية شعبة نظم وتطوير وضمان الجودة وشعبة الرقابة المالية والإدارية، وتمثل شعبة نظم وتطوير وضمان الجودة المرجع الرئيسي لكافة الإدارات في أنظمة الجودة المختلفة وكونها حلقة وصل بين شركات الجودة والإدارات المعنية بتطبيق الجودة وتختص بالقيام بأعمال المسح الميداني للجودة ومراقبة الأداء والعمل على تقييمه بالإضافة إلى إقامة الدورات والندوات في مجال الجودة الشاملة. وتختص شعبة الرقابة المالية والإدارية بالتدقيق على كل ما يخص الأمور المالية والإدارية بالوزارة لضمان سير العمل بالشكل المطلوب بما يتطابق مع المعايير والأنظمة بالإضافة إلى إجراء عمليات التدقيق الداخلي لإدارات الوزارة وكون الشعبة حلقة وصل بين ديوان الرقابة المالية والإدارية وبين إدارات وزارة الداخلية والجهات التابعة لها والمشاركة في عمليات التدقيق الخارجي. ] ما هي آلية التنسيق والتواصل مع الإدارات بخصوص تطبيق نظام الجودة؟ بداية تقوم الإدارة بالاجتماع مع المسؤولين على مستوى الإدارة العليا لدى الجهة المعنية وذلك لغرض شرح خطة تطبيق نظام إدارة الجودة واطلاعهم على مسؤولياتهم حول نظم الجودة، ودعمهم في وضع سياسة الجودة، ودليل الجودة، ودليل الإجراءات الست، وطريقة سير الخدمات (Flow chart)، ومن جهة أخرى يتم التنسيق مع إدارة المشتريات من خلال وضع المعايير والمتطلبات اللازمة لتسهيل إجراءات اختيار الشركات المانحة لشهادة الآيزو المعتمدة لدى منظمة الآيزو، إضافة إلى قيام شعبة نظم وتطوير وضمان الجودة بعقد دورات متخصصة في نشر ثقافة الجودة، وكذلك الإشراف وتقييم تطبيق نظام إدارة الجودة من خلال الزيارات الميدانية والمتابعة ومرافقة فرق التدقيق الخارجي أثناء عمليات التدقيق الخارجي لغرض تقييم أداء الشركات والإدارة المعنية بالتدقيق لغرض ضمان جودة عملية التدقيق والتأكد من حيادية حالات عدم المطابقة ودراسة فرص التحسين في الإدارة المعنية، وكذلك يتم التنسيق مع ممثلي الجودة المعنيين في الإدارات المعنية لتسهيل الإجراءات وتبسيطها. تحسين القدرات ] ما هو أثر تطبيق نظام الجودة على تنظيم العمل وتطويره؟ أثر تطبيق نظام إدارة الجودة هو تميز الأداء لدى إدارات الوزارة من خلال تحسين القدرات، وانتظام أنشطة التحسين على صعيد جميع مستويات الإدارات المختلفة ووضعه كهدف استراتيجي لها، مما يؤدي إلى التحلي بالمرونة وسرعة التفاعل مع الفرص الجديدة والمتغيرة، وتطوير إجراءات العمل وأداء العمل الصحيح من أول مرة مع خفض تكاليف الموارد وقصر الوقت والجهد المبذول. والذي ينتج عنه تعزيز رضا الموظفين واستقرارهم والتعاون فيما بينهم، إضافة إلى كسب العميل واستمرارية المحافظة على العملاء الحاليين والعمل على الزيادة المستمرة لهم من خلال الاستمرار في تحقيق متطلباتهم وتوقعاتهم وتوقعات الجهات الرقابية والتشريعية في مملكة البحرين. ] ما هي طبيعة الدورات التدريبية التي تم تنظيمها للارتقاء بمهارات منتسبي الوزارة؟ يعتبر التدريب قلب تحسين الجودة والذي من خلاله يتم اعتماد خطط تدريبية لجميع منتسبي وزارة الداخلية وذلك بهدف الارتقاء بالمهارات وزيادة المعرفة لديهم من خلال عقد الدورات المتخصصة، على سبيل المثال لا الحصر، نشر ثقافة الجودة، ودورة تنمية مهارات ممثلي وأعضاء فرق الجودة وكذلك دورات التدقيق الداخلي، ودورات صياغة أهداف الجودة، ودورات رسم مسارات العمل (Flow chart) إضافة إلى اللقاءات التشاورية مع ممثلي الجودة في إدارات وزارة الداخلية للتأكد من تحقيق الأهداف المرجوة من عقد الدورات التدريبية. رقابة مالية وإدارية ] ما هي أهم الإنجازات التي تم تحقيقها خلال عام 2013م؟ تستكمل إدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية دورها من خلال التنسيق ما بين كل من ديوان الرقابة المالية والإدارية، ووزارة المالية، وديوان الخدمة المدنية بكل ما يختص بأمور الرقابة، إضافة إلى عمليات التدقيق الداخلي وذلك لتمكين كافة الإدارات من تحسين وتطوير أدائها، حيث قامت إدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية بالتدقيق على 14 إدارة خلال عام 2013. كما تعتزم الإدارة التدقيق على 18 إدارة خلال العام 2014 ضمن الخطة الزمنية. وقد نظمت إدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية خلال العام 5 دورات بالتنسيق مع الأكاديمية المالكية للشرطة والتي تصب محاورها في تطوير العمل الإداري وتهيئة بيئة عمل مناسبة ترفع من إنتاجية كل إدارة حسب اختصاصها، حيث ان الإدارة تولت مسؤولية التنسيق وترشيح الموظفين من كافة الإدارات داخل الوزارة. من جهة أخرى تقوم شعبة نظم وتطوير وضمان الجودة بعقد وتنظيم الدورات لمنتسبي وزارة الداخلية من كافة الإدارات حيث عقدت ما يقارب 13 دورة خلال عام 2013 هدفت إلى توعية الموظفين وتعزيز مفهوم الجودة في الأداء المؤسسي داخل الوزارة، كما قامت الشعبة بإعداد خطة زمنية تفصيلية لتطبيق نظام إدارة الجودة على 9 من الإدارات غير المطبقة له، مدعمة ذلك بالمتابعة الدورية المساندة التامة حرصاً منها على استكمال المخطط في الوقت المحدد له. ] ما مدى الاهتمام بتأهيل كادر شعبة الرقابة المالية والإدارية؟ أولت إدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية الاهتمام بتأهيل كادر شعبة الرقابة المالية والإدارية عن طريق اعتماد خطة تدريبية يتم صياغتها سنوياً تبين الاحتياجات التدريبية المستقبلية وعن طريق إلحاق الكادر الرقابي في دورات مالية وإدارية بالتعاون مع وزارة المالية بالإضافة إلى التعاون القائم بين إدارة الجودة والرقابة المالية والإدارية مع ديوان الرقابة المالية والإدارية حيث ان ديوان الرقابة يقوم بعمل دورات تدريبية بصفة دورية لمنتسبي الإدارة لتدريبهم على الأسس والقواعد المحاسبية المهمة التي تبنى عليها عمليات التدقيق المالي والإداري. كما تقوم الإدارة بإشراك المدققين الداخليين في عمليات التدقيق الخارجي التي يقوم بها ديوان الرقابة المالية والإدارية مما له المردود الإيجابي في إكسابهم المزيد من الخبرة والمعرفة. ] أين وصلت جهود الإدارة في نشر مفهوم الرقابة الداخلية؟ كما ذكرنا سابقاً بأن الإدارة حالياً تقوم بعقد دورات تدريبية لجميع إدارات وزارة الداخلية بالتنسيق مع الأكاديمية الملكية للشرطة لرفع مستوى المعرفة لمفهوم الرقابة الداخلية وما تنص عليه، وكما انه حالياً يوجد عدد من الفرق التدقيقية التي تقوم بعمليات التدقيق الداخلي على مختلف إدارات الوزارة ويقوم على عاتق هذه الفرق عملية نشر مفهوم الرقابة الداخلية للإدارة المدقق عليها وأيضاً تبيان الأهداف المرجوة لعمليات التدقيق الداخلي والنتائج الإيجابية التي للتدقيق التي تساهم بشكل كبير في تقنين الأخطاء المالية والإدارية بالإضافة إلى المساهمة في رفع مستوى رضا الموظفين عن طريق تلافي الثغرات وتحسين وضع الإدارة المدقق عليها بشكل عام.